Fungsi Arsip dan Jenisnya

Pada saat ini tidak salah jika dunia arsip perlu terus melakukan aktualisasi diri agar lebih dikenal masyarakat. Banyak orang yang tidak tahu tentang seluk beluk kearsipan, bahkan oleh mereka yang sehari-hari berkecimpung di dunia kearsipan belum memahami apa itu arsip. Banyak di antara mereka yang menganggap arsip adalah sekumpulan/ tumpukan kertas berdebu tanpa guna.

Setiap orang sesungguhnya dalam hidup hingga meninggal dunia akan bersinggungan dengan arsip. Dari kelahiran, harus punya akta kelahiran dan ketika meninggal pun harus memiliki surat kematian untuk memenuhi administrasi perdata sebagai warga negara. Adalah tidak jarang orang berpekara dan harus ke pengadilan gara-gara arsip yang hilang/ tidak ada bukti-bukti dokumen, bahkan hasil penilaian atau pemeriksaan administrasi/ keuangan sebuah instansi/ lembaga menjadi tidak akuntabel dengan hasil kurang baik gara-gara arsip yang tidak lengkap/ tidak ada.

Fungsi arsip yang baik adalah jika seluruh yang dilakukan seperti dalam hal jual beli/ kontrak kerja harus ada arsipnya. Seluruh aktifitas baik aktifitas biasa apalagi jika sifatnya transaksi harus ada arsipnya. Suatu saat jika ada gugat menggugat, maka salah satu yang membuktikan adalah arsip. Audit keuangan terkait aset maupun bukti-bukti kegiatan proses pembangunan tidak terlepas dari arsip dalam bentuk dokumen. Arsip bisa menjadi bukti autentik, dan bisa juga menjadi gambaran baik tidaknya tata kelola sebuah organisasi, termasuk tata kelola instansi pemerintahan.

Jenis arsip
Penggolongan Arsip Berdasar tingkat dan golongan menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

-Arsip Dinamis, adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/ perkantoran sehari-hari. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7, dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip, yaitu: a). Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, b). Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. c).Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. d). Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

-Arsip Statis, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan telah dipermanenkan baik secara langsung maupun tidak langsung, namun untuk menetapkan sebagai arsip statis secara tegas haru ditentukan nilai guna arsip tersebut, sebagi berikut; a) Arsip Statis yang memiliki kesejarahan dan yang dihasilkan oleh pencipta arsip itu sendiri; b). Arsip Statis yang bernilai guna sekunder yang didasarkan kegunaan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban; c). Arsip statis nilai guna evidensial adalah :arsip yang dapat menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan kegiatan substansional serta hasil-hasilnya; d). Arsip Statis untuk organisasi dan partai politik adalah arsip yang sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya organisasi tersebut.

Jangan Sepelekan Arsip
Menyadari akan peran dan beragam sebuah arsip, maka tentunya penting bagi kita mulai saat ini untuk memperhatikan terkait pengelolaan arsip. Urgensi kearsipan merupakan salah satu aspek strategis dalam upaya mewujudkan tata kelola Pemerintah yang baik melalui ketersediaan informasi akurat yang di kelola secara baik dan menjadi instrumen tersendiri dalam mencapai akutabilitas dan transparansi sebagai bukti kerja pelayanan pemerintah yang telah dicapai.

Jika dokumen tersimpan dan tertata dengan baik, kapan saja dibutuhkan akan cepat untuk mendapatkannya. Itulah pentingnya fungsi arsip. Oleh sebab itu, arsip jangan dianggap sepele, kita tetap harus menyempatkan diri dalam pengelolaan arsip meskipun pekerjaan kita yang lain cukup banyak. Menciptakan/ membuat arsip (dalam arti dokumen) itu biasa, tetapi menyimpan dan merawatnya, itulah yang perlu ditekankan kepada kita semua khususnya bagi para pengelola arsip.
Kita semua yang kebetulan di tugaskan di bidang kearsipan baik di dinas kearsipan sendiri maupun di instansi/ lembaga masing-masing, jangan berpikir bahwa tugas itu adalah tugas yang enteng (sepele), meskipun jujur dapat dikatakan bahwa masih banyak permasalahan yang dihadapi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), khususnya di kabupaten Belitung, yang antara lain belum terlaksananya pengelolaan arsip dinamis maupun statis dengan baik, termasuk belum mempunyai ruang arsip tersendiri serta belum tersedianya SDM kearsipan dan sarana prasarana kearsipan sesuai standar.

Namun demikian, dengan kondisi yang ada sekarang ini, kita tetap harus berupaya sekuat tenaga untuk terus meningkatkan pengelolaan arsip dengan sebaik-baiknya. Tidak ada kata terlambat jika kita ingin memulainya. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah tentu dapat menjadi rujukan dan sekaligus melakukan pendampingan dalam pengelolaan arsip dengan baik dan benar sesuai ketentuan dan peraturan perundang-undangan.
Pengalaman membuktikan pengarsipan dokumen yang kurang baik menyebabkan hasil pemeriksaan administrasi maupun keuangan menjadi kurang optimal. Capaian pemeriksaan keuangan menjadi tidak sesuai dengan harapan, yaitu Wajar tanpa Pengecualian (WTP),yang salah satu penyebabnya adalah terkait pengelolaan asset yang kurang baik karena tidak didukung dengan dokumen dengan pengarsipan yang baik. Akhirnya kita semua berharap semoga kita mampu mengelola kearsipan dengan baik sebagai upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, dan untuk itu sekali lagi jangan pernah sepelekan arti pentingnya sebuah arsip.*)

*) Penulis adalah Paryanta, S.Pd.,S.IP.,M.Si
(Kadin Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Belitung)

*)Artikel ini pernah dimuat harian Pos Belitung dan pernah dipaparkan dalam acara sarasehan dan seminar.